KAMU KURUM – KURULUŞLARI SAYI SİSTEMİ

Devlet arşiv hizmetlerinin milli seviyede ve köklü bir şekilde ele alınması ve gerekli düzenlemelerin yapılarak belge yönetimi hususunda devlet politikasının saptanması gerekli görülmektedir.

Belge yönetimi kavramının çeşitli açılımlarından ikisi aşağıda verilmektedir;

Belge yönetimi; belgenin, üretiminden son düzenlenmesine kadar sistematik bir kontroldür. Böyle bir sistematik yaklaşım; bir kurumda artan kırtasiyeyi azaltmak, bilgi ve belge isteklerine etkin erişim sağlamak, güncelliğini yitiren belgeleri depolamak, devletin tüm kurumlarının dokümantasyon gereksinimlerini karşılamak ve kurumların tarihi kayıtlarını korumak gibi belgelerin yaşamının tüm aşamalarını kontrol etmek için gereklidir.

Belge yönetimi, yönlendirici bir program olarak, gereksiz belgelerin üretimi ve kullanımının önüne geçebilmek, gerekli olanların da etkin kullanımlarını sağlamak için, üretim, düzenleme, sağlama, kullanım ve korumada etkinlik ve verimliliğe ulaşmaktır.

Bu çerçevede, bilgiye ulaşımı ve denetimi sağlamak için her belgenin ayrı bir numarası olması gerektiği gerçeği ortaya çıkmaktadır. Ayrıca, sistem ile Kurum – Kuruluşlar arasında bilgi iletişimde kolaylık sağlanması ve standardizasyon temini amaçlanmıştır.

Belgelere kayıt verebilmek için üç ana bölüme sahip Sayı Sistemi oluşturulmuştur.

Şöyle ki :

            Birinci Ana Bölüm A, B ve C kısımlarını içeren ve nokta ile birbirinden ayrılan ve sayı sisteminde öncelikle belgenin oluştuğu, ikinci kopyasının korunduğu ve kaydedildiği yer yani kurum veya birim arşivinin kodu yer almaktadır. Bu bölümde A karakteri gösterilen üç  karakterlik Kurum – Kuruluş Kodu başlangıcı oluşturmaktadır.

            Herhangi bir karışıklığa meydan vermemek için Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi tarafından bakanlıklar ve bağlı kurum ve kuruluşların her birine üç harflik bir kod verilmiştir.
 

            Örneğin : Milli Eğitim ve Kültür Bakanlığı                     MEB

                          Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi                     MAA

            Kodlar verilirken mümkün olabildiğince Kurumların şu an kullandıkları karakterlere yakın karakterler kullanılmış ve Kurum adlarını çağrıştırabilecek kısaltmalara gidilmeye çalışılmıştır. Kurum Kuruluş kodunu takiben nokta “.” karakteri kullanılarak bölge koduna geçilecektir. Bu bölüm Kurumlarca hazırlanacaktır. Ancak, örnek olması için bakanlığımıza bağlı kurumların alt birimleri Müdürlüğümüzce hazırlanmıştır.

            Bölge Kodu olarak, aşağıdaki tablodaki kodlar kullanılacaktır:

Bu kodlar 33/1998 sayılı Mülki Yönetim ve Bölümleri Yasası temel alınarak hazırlanmıştır.

           Bölge kodundan sonra yine nokta “.” karakteri kullanılarak Alt Birim kodu verilecektir. Tüm Kurum ve Kuruluşların arşivi olan en alt hizmet birimleri, bilgimiz dahilinde olmadığı için Bölge Kodu ve Alt Birim Kodları Kurum ve Kuruluşlar tarafından kontrol edilecek ve 05 Nisan, 2002 tarihine kadar Bakanlık arşivi aracılığı ile Müdürlüğümüze gönderilecektir.

            Alt Birim Kodu olarak, Aynı bölgede bir veya daha fazla alt birimi olan kurumlar iki karakter (numerik) ile alt birim kodu kullanacaklardır.

            Örnek :

            MTÖ               MESLEKİ TEKNİK ÖĞRETİM DAİRESİ

            MTÖ.0.00       Merkez (Müdürlük Arşivi)

Kurum Kuruluş kodundan sonra tire “-“ karakteri kullanılarak konu koduna geçilecektir.

           Her belgenin bir konusu vardır ve arşivlerde bu konu ile ilgili olan dosyaya yerleştirilir. Konulara numara verilerek Dosya numarası yani Konu Numarası oluşturulur. Konular ile verilen numaraları gösteren deftere “Dosya sayıları ve isimleri kayıt defteri” veya “Dosya Planı” adları verilmektedir. Konular ve numaralar Kurum arşivince belirlenecektir. Birim arşivleri Kurum arşivine danışmadan Konu Numarası vermeyeceklerdir, böylece kurum bazında standarda ulaşılması sağlanacaktır. Dosyalamada Konu kullanmayan kurum ve kuruluşlar, aşağıdaki tablodaki kodları örnek alabilir bunlar bir kurumda bulunan standart konulardır.

Konu kodundan sonra bölü “/” karakteri kullanılarak alt konu kodu verilebilir.

            Alt Konu Numarası, konularda detaya inmek için kullanılmaktadır.

            Örnek :      

                            05/00 Genel Genelgeler

                            05/01 Sürekli Genelgeler

                            05/02 Başbakanlık Genelgeleri

                            05/03 Personel Dairesi Genelgeleri

                            05/04 Maliye Bakanlığı Genelgeleri

                            .

                            .

            Personel Dairesindeki personel dosyaları, öğretmenlerin dosyaları veya Sanayi Dairesindeki şirket dosyaları için numerik kodlar yetmeyecektir. Bu durumda alfanumerik kodlar veya Alt Konu Numarasından sonra kişi soyadları veya şirket adlarından alfabetik sıralama yapılabilir.

            Yukarıda verilen konu ve alt konu kural ve örnekleri dosya planı olmayan veya yeni oluşturacak kurum ve kuruluşlara örnek olması için verilmiştir. Ancak, halen kullanmakta oldukları konu ve alt konu numaralarını kullanacak kurum ve kuruluşlar mümkünse numaraları ayırmak için bölü “/” karakteri kullanacaklardır. Kurum ve Kuruluşlar, her yıl Ocak ayı sonuna kadar, bir önceki yıl kullandığı dosya planını müdürlüğe yollayacaklardır.

            Alt konu numarasından sonra tire “-“ karakteri kullanılacak daha sonra yıl kodu yılın son iki karakteri yazılmak sureti ile verilecektir.

            Yıl kodundan sonra bölü “/” karakteri kullanılacak daha sonra giden evrak numarası yazılacaktır.

           Giden Evrak Numarası olarak, evrakın “Giden Evrak Defteri”nde kaydolurken aldığı sayı yazılacaktır. Her yıl yeni defter açılıp 001 numaradan başlanacaktır.

           Böylece her belgeye tek bir numara verilmiş olacaktır. Bu da belgeye ve bilgiye ulaşmada kolaylık sağlayarak, belge yönetimine ve otomasyona geçişe ilk adım atılmış olunacaktır.

            Sayı sistemi örneği :

Sayı : maa.0.00-01/01-02/043

            Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi – Personel/Memurlar – 2002 yılı/43 nolu giden evrak

Sayı : mTÖ.1.01-02/01-02/021

            Mesleki Teknik Öğretim Dairesi.Lefkoşa.Sedat Simavi Meslek Lisesi- Mevzuat/Yasa – 2002 yılı/21 nolu giden evrak.

MİLLİ EĞİTİM VE KÜLTÜR BAKANLIĞI TEŞKİLATI MERKEZ KODLARI